Datenschutz – Partner

Verantwortlicher

finflow GmbH
Am Sandtorkai 27, 20457 Hamburg, Deutschland
Telefon: +49 (0)40 573098440
E-Mail: hello@finflow.io

Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Sobald wir einen benennen, nennen wir hier seine Kontaktdaten. Bis dahin erreichst du uns zu allen Fragen des Datenschutzes unter hello@finflow.io.

Für wen diese Erklärung gilt

• Integrationspartner: Unternehmen, deren Software mit finflow verbunden ist oder verbunden werden soll, und ihre Ansprechpartner.
• Vertriebs- und Kooperationspartner: Unternehmen, die finflow empfehlen, mit uns gemeinsame Angebote entwickeln oder auf andere Weise mit uns zusammenarbeiten.
• Moderatoren aus Partnerunternehmen: Personen, die in unserer Community mitwirken und dort vor allem Hinweise zu den Lösungen ihres Unternehmens geben.

Nutzt du finflow selbst als Kunde, gilt zusätzlich unsere Erklärung Datenschutz – finflow Software.

Welche Daten wir verarbeiten

• Name, Unternehmen, Position oder Funktion,
• geschäftliche Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift,
• Inhalte unserer Kommunikation, etwa E-Mails, Gesprächsnotizen und Termine,
• Vertrags- und Abrechnungsdaten, soweit wir einen Vertrag miteinander haben,
• bei Community-Moderatoren: Name und E-Mail-Adresse für den Zugang zur Community sowie deine Beiträge dort,
• bei gemeinsamer Vermarktung: Logo, Firmenname und gegebenenfalls Name, Foto und Zitat einer Person, jeweils nur mit Zustimmung.

Die Daten erhalten wir von dir selbst oder von deinem Unternehmen. Teilweise stammen sie auch aus Gesprächen mit dir oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, etwa von Unternehmenswebsites oder aus beruflichen Netzwerken.

Wofür und auf welcher Grundlage

Anbahnung und Durchführung der Zusammenarbeit

Wir verarbeiten deine Daten, um eine Zusammenarbeit zu besprechen, Verträge zu schließen und umzusetzen, Integrationen abzustimmen und Leistungen abzurechnen. Bist du selbst Vertragspartner, etwa als Einzelunternehmer, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bist du Ansprechpartner eines Unternehmens, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, die Zusammenarbeit mit deinem Unternehmen zu organisieren.

Mitwirkung in der Community

Wirkst du als Moderator in der Community mit, übermitteln wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse an LearningSuite, damit du Zugang erhältst. Die Community läuft auf der Plattform der LearningSuite FlexCo, Alte Poststraße 156, 8020 Graz, Österreich, mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit wir die Mitwirkung mit dir vereinbart haben, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine gut betreute Community.

Gemeinsame Vermarktung

Logos, Namen, Fotos oder Zitate von Partnern zeigen wir auf unserer Website oder in anderen Materialien nur, wenn du oder dein Unternehmen zugestimmt habt. Soweit dabei personenbezogene Daten betroffen sind, ist Rechtsgrundlage deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; wir entfernen die Inhalte dann aus unseren Kanälen, soweit wir darauf Einfluss haben. Bereits gedruckte Materialien können wir nicht zurückholen.

Rechtliche Pflichten und Ansprüche

Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir auf, weil wir dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Außerdem verarbeiten wir Daten, soweit es nötig ist, um Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger

Innerhalb von finflow erhalten nur die Personen Zugriff, die mit der Zusammenarbeit befasst sind. Außerhalb von finflow können Empfänger sein:

• Dienstleister, die uns bei Kommunikation, Terminen und Dokumentenablage unterstützen und in unserem Auftrag handeln,
• LearningSuite für Moderatoren der Community, wie oben beschrieben,
• Dienstleister für Buchhaltung und Steuerberatung, soweit es für unsere Buchhaltung und Abschlüsse nötig ist,
• Behörden und Gerichte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Buchst du einen Termin über unsere Terminbuchung, legen wir ihn im Google Kalender an und führen das Gespräch über Google Meet (Google Workspace, Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Einzelheiten stehen unter Datenschutz – Kontaktaufnahme. E-Mails und Dokumente zur Zusammenarbeit, etwa Verträge, verwalten wir über Google Workspace (Gmail und Google Drive). Telefonate führen wir über die sipgate GmbH, Gladbacher Straße 74, 40219 Düsseldorf, die dabei deine Telefonnummer und die Verbindungsdaten in Deutschland und in unserem Auftrag verarbeitet.

Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern deine Daten, solange die Zusammenarbeit besteht oder angebahnt wird. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Nach § 257 HGB und § 147 AO bewahren wir auf:

• empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre,
• Buchungsbelege, etwa Rechnungen, acht Jahre,
• Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre.

Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Schreiben empfangen oder versandt oder der Beleg entstanden ist. Eine Einwilligung zur gemeinsamen Vermarktung gilt, bis du sie widerrufst oder die Zusammenarbeit endet. Kontaktdaten löschen wir zwei Jahre nach dem letzten Kontakt, auch wenn es nicht zu einer Zusammenarbeit gekommen ist, soweit keine Aufbewahrungspflicht greift. Dein Zugang zur Community endet mit deiner Tätigkeit als Moderator; dann löschen wir ihn.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kannst du widersprechen; eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Schreib uns dafür an hello@finflow.io. Ausführlich erklären wir deine Rechte und dein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde unter Datenschutz – Allgemein.